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    ¿Qué tomar en cuenta al implementar Sistemas Administrativos?

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Lunes, 21 Diciembre 2020 11:36

Hoja electrónica ADD Destacado

¿Qué es la hoja electrónica del ADD?

 

Es un archivo con funciones que extraen información de la base de datos de los sistemas CONTPAQi® y del Nuevo ADD (Administrador de Documentos Digitales) en Microsoft® SQL Server
Los datos a utilizar en las funciones, tienen el mismo nombre que las etiquetas del Visor de Documentos Digitales.
 
Mediante la Hoja Electrónica, se podrán ejecutar varios modelos que están predefinidos por el sistema, pero también se pueden crear nuevos. Todos los modelos se guardan en un directorio ya especificado, a menos que, manualmente, especifiques una ruta diferente.
 
Debido a que esta herramienta está hecha en Microsoft Excel® es posible generar reportes de acuerdo a las necesidades de información de tu empresa, de manera fácil y rápida.
 
 
Nota:
 
Los sistemas CONTPAQi® en los que esta incluida la Hoja Electrónica son:
 
  •  AdminPAQ®
  •  CONTPAQi® Factura electrónica
     
    Y con conexión al Nuevo ADD, por el momento:
     
  •  CONTPAQi® Contabilidad
  •  CONTPAQi® Bancos
  •  CONTPAQi® Comercial Premium
  •  CONTPAQi® Nóminas
     
    ¿Cuáles son sus beneficios?
     
    Además de que podrás extraer información del Nuevo ADD utilizando los mismos nombres de etiquetas del Visor de Documentos Digitales, las funciones creadas para CONTPAQi® Hoja Electrónica del ADD, logran hacer más sencilla la creación de fórmulas, facilitando la generación de reportes con información importante de tu empresa.
     
    Características

    Al utilizar las etiquetas en las funciones y configurar tus fórmulas o reportes, toma en cuenta las siguientes características de CONTPAQi® Hoja Electrónica del ADD:
     
     Las etiquetas de las funciones deben capturarse con el mismo nombre de las etiquetas del Visor de Documentos Digitales.
     No es sensible a mayúsculas y minúsculas por lo tanto puedes capturar con mayúsculas o minúsculas y mientras utilices los nombres correctos de las etiquetas, no habrá problemas para desplegar la información.
     Cuenta con ayudas integradas que podrás utilizar en cualquier momento. Podrás desplegar la ayuda correspondiente a cada función al estar configurándolas, con lo que se facilita y agiliza la obtención de información.
     Puedes generar cédulas definidas y parametrizadas para simplemente actualizar datos y comparar la información de lo que tienes en tus CFDI vs tus registros contables, utilizando tanto las funciones de CONTPAQi® Hoja Electrónica del ADD, como las de CONTPAQi® Contabilidad ya conocidas.
     Acceso a la información de hasta 30 empresas a la vez, permitiendo elaborar modelos de información consolidada.
     Los modelos electrónicos que generes estarán disponibles para todas las empresas de tu sistema CONTPAQi®.
     
     
    Por omisión, al entrar a la Hoja Electrónica se abrirá la Empresa Activa, sin embargo, esta puede modificarse mediante el botón Insertar empresa activa o Modificar empresa activa de la pestaña Parámetros de forma similar a la Hoja Electrónica de CONTPAQi® Contabilidad ya conocida.
     
    En la barra de menú superior podrás observar la Hoja Electrónica del ADD, lo que te indica que ya está en ejecución la Hoja Electrónica del ADD así como el botón FacturasPagos, Contabilidad, Bancos, Comercial Ayuda.
    drex como ingresar a contpaqi hoja electronica del add custom 10
     
     
    Nota:
     
    Si eliminas una empresa de la lista, no se eliminará de tu sistema CONTPAQi®, simplemente no estará disponible para extraer información desde la Hoja Electrónica.
     
    Dependiendo el sistema en el que se ejecutó la Hoja Electrónica, se ocultarán o habilitarán los botones necesarios. Ejemplo, para poder realizar el despliege masivo de datos, a travez del botón Comercial, deberás crear la Hoja Electrónica desde la empresa en CONTPAQi® Comercial Premium, y notarás que los botones Contabilidad, Bancos y Nóminas aparecerán inhabilitados.
     
    drex como ingresar a contpaqi hoja electronica del add custom 11
     
    Lo mismo ocurrirá cuando ingreses desde CONTPAQi® Nóminas, pues en este caso sólo estarán habilitados los botones correspondientes a dicho sistema:
    drex como ingresar a contpaqi hoja electronica del add custom 12
     

    Modelo de Hoja Electrónica

    Hojas predefinidas

    Todos los modelos electrónicos están conformados por las siguientes hojas, por ejemplo, el modelo de Excel® de CONTPAQi® Contabilidad-Bancos, cuenta con las Hojas:
     
     Hoja  Descripción
    Hojas 1 y 2 Aquí agregarás las funciones necesarias para crear un modelo electrónico. Puedes insertar las hojas que necesites. 
    Póliza  Aquí podrás crear pólizas desde Excel® y enviarlas a CONTPAQi® Contabilidad.
    Parámetros  Muestra la lista de empresas que tienes en CONTPAQi® Bancos – Contabilidad. Aquí deberás indicar cuál(es) vas a utilizar en el modelo electrónico y cuáles deseas quitar.
     Funciones Contables  Contiene todas las funciones con las cuales puedes extraer la información de la empresa de CONTPAQi® Bancos para generar modelos electrónicos.
     Funciones ADD  Contiene funciones que extraen información de la base de datos de los sistemas CONTPAQi® y del Nuevo ADDLos datos a utilizar en las funciones, tienen el mismo nombre que las etiquetas del Visor de Documentos Digitales.
     
     
     Funciones del ADD
    Esta hoja de funciones estará disponible en los nuevos modelos de Excel® que generes.
    Al ingresar a esta hoja, podrás utilizar distintas funciones y tener acceso a los diálogos FacturaPagosContabilidadBancos y Comercial, así como al manual de la Hoja Electrónica del ADD desde el botón Ayuda:
    drex modelo de hoja electronica custom
    drex modelo de hoja electronica custom 2
    La siguiente tabla describe los tipos de funciones de la Hoja Electrónica del ADD:
    Funciones Descripción
    Dato Preciso  
    Son funciones que pueden obtener un dato preciso o específico del CFDI a partir de una llave o identificador.
    Los datos que se pueden obtener son a nivel:
    •  
      Encabezado del CFDI
    •  
      Detalle del CFDI
    •  
      Subdetalle del CFDI
    •  
      Metadata
     Acumulado  
    Son funciones que pueden obtener un acumulado de importes a partir de un esquema de multifiltros.
    Los datos que se pueden obtener son a nivel:
    •  
      Encabezado del CFDI
    •  
      Detalle del CFDI
    •  
      Subdetalle del CFD

    Consideraciones

     
       Modelos de Excel® anteriores
    Las hojas o modelos de Excel® que los usuarios hayan creado previamente no se van a modificar, sin embargo, si el usuario quisiera utilizar las nuevas funciones en dichas hojas, podrá copiar su hoja a un nuevo modelo y de esa forma ya podrá combinar las funciones que ya utilizaba, con las nuevas funciones de CONTPAQi® Hoja Eectrónica del ADD.
     
       Funciones de Acumulados
    En las funciones de Acumulados podrás utilizar hasta 8 multifiltros (niveles) para extraer la información.
     
      Quitar duplicados
    Para la función de Acumulados se recomienda utilizar la función de Excel® para quitar registros duplicados.
     
       Versión de los CFDI
    CONTPAQi® Hoja Electrónica del ADD no consulta información de los comprobantes con versión 3.2 de Anexo 20.
     
       Compatibilidad
    Funciona a partir de la versión 11.3.1 de CONTPAQi® Contabilidad siempre y cuando el ADD de la empresa ya se haya migrado a SQL.
     
     

    Tipo dato

     
    Los tipos de datos que se utilizan en las funciones son los siguientes:
     
    drex tipo dato custom
     

    Niveles de la información de acuerdo al ADD

    El nuevo ADD cuenta con un nuevo Visor de Documentos Digitales, el cual te permite localizar información de tus comprobantes fiscales de forma fácil y sencilla.
     
    Esta información se muestra en 3 niveles:
     
    drex niveles de la informacion de acuerdo al add custom
    Visor de Documentos Digitales

    drex niveles de la informacion de acuerdo al add custom 2
     
     
     Nivel Encabezado:
    •  
      Obtiene información solo en los datos principales del XML como RFC, razón social, IVA, descuento, total.
     
      Nivel Detalle:
    •  
      Obtiene información a nivel de los conceptos de la factura, pudiendo localizar el producto, cantidad, importe.
     
      Nivel Impuesto:
    •  
      Obtiene información a nivel Impuestos del concepto, tasa importe. Recuerda que aplica para la versión 3.3 del Anexo 20.
     
     

    Tipo de funciones

    Los tipos de funciones que podemos utilizar son las siguientes:
     
    drex tipo de funciones custom
      Funciones de Dato Preciso
    Estas funciones te permiten obtener un dato preciso o específico del CFDI a partir de una llave o identificador. Puedes obtener datos a nivel de encabezado, detalle y subtedalle (impuestos del comprobante).
     
    Los tipos de comprobantes de los cuales se podrá obtener información son:
     
       - CFDI de Ingreso
       - CFDI de Egreso
       - CFDI de Traslado
       - CFDI de Pago
       - CFDI de Nóminas
     
      Funciones de Acumulados
    Estas funciones te permiten obtener un acumulado de importes a partir de un esquema de Multifiltros.
    Puedes obtener acumulados a nivel de EncabezadoDetalle y Subtedalle (impuestos del comprobante).
     
    Son funciones que suman importes de uno ó varios XML por rango de fechas.
     

    Sintaxis de funciones de Acumulados

     
    Sintaxis – Acumulados
    Estructura: =NombreFunción (Campo o Valor, Parámetros Obligatorios, Parámetros Opcionales, Filtros )
    Dato: Son datos de tipo importe del XML que puedan ser sumados.
    Parámetros Obligatorios: Son datos requeridos dentro de la estructura de la función.
     
    MultiFiltros: Se especifican en pares dentro de comillas dobles. El primer dato es el campo a filtrar y el segundo, el valor a filtrar.
      Se pueden especificar hasta 8 filtros.
      Siempre son datos a igualar (=)
     
    Ejemplo:
    AcumuladoComprobante(Total,01/05/2018,30/06/2018, 1, ”Estado”, "Vigente", “RFCReceptor”, "CAC840428RH1", “UsoCFDI”, "GE", “Tipo Comprobante” , “I”)
     
    Función Dato Parámetros Obligatorios Parámetros Opcionales Multifiltros 
     =AcumuladoComprobante  Total  Fecha inicial y Fecha final  Número de empresa  RFC Emisor, UsoCFDI

    Funciones que acumulan la información del comprobante:

    drex sintaxis de funciones de acumulados custom 2

     

     

     
     
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